Annexe de sous-traitance — Arkhè

Version du 19 octobre 2026, publiée à https://arkhe.be/cgv/annexe-sous-traitance/.

Accord de traitement de données à caractère personnel conclu en application de l'article 28 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD)

Parties

Le Client : la personne physique ou morale qui a souscrit un abonnement à Arkhè en qualité de professionnel, identifiée dans son compte et sur ses factures.

Le Sous-traitant : Analytical Sciences & Management SRL (« ASM »), numéro d'entreprise et de TVA BE 0726.496.940, rue de Chastre 11, 1325 Corroy-le-Grand, RPM Brabant wallon, qui édite et exploite le service Arkhè (https://arkhe.be). Contact pour toute question relative à la présente annexe : contact@arkhe.be.

La présente annexe fait partie intégrante des conditions générales de vente d'Arkhè (les « CGV »). Le Client l'accepte lors de la souscription, en cochant la case prévue à cet effet sur la page de paiement après avoir pu consulter et enregistrer les CGV et la présente annexe. La preuve de l'acceptation est la session de paiement, dont ASM conserve l'identifiant. La version acceptée est celle qui est publiée à la date de la souscription ; les versions antérieures sont communiquées sur demande.

Sur demande, ASM fournit une version de la présente annexe à signer en PDF, notamment au Client qui n'a pas souscrit par la page de paiement.

Article 1 — Définitions

Les termes « données à caractère personnel », « traitement », « responsable du traitement », « sous-traitant », « personne concernée », « violation de données à caractère personnel » et « autorité de contrôle » ont le sens que leur donne l'article 4 du RGPD.

Dans la présente annexe :

• Service : l'outil de recherche en droit fiscal belge Arkhè, accessible sur arkhe.be, qui rédige, au moyen d'un modèle d'intelligence artificielle, des réponses fondées sur des sources officielles citées.
• Utilisateur : toute personne physique autorisée par le Client à utiliser le Service au moyen d'un compte personnel.
• Données du Client : les données à caractère personnel contenues dans ce que les Utilisateurs saisissent dans le Service comme question ou que le Service produit à partir de cette saisie, à savoir : les questions, leurs reformulations et les précisions apportées, les réponses générées, les numéros d'entreprise que la question contient et les données publiques qui leur sont associées, ainsi que les documents que les Utilisateurs déposent dans le Service pour les faire analyser (leur texte extrait, leur nom, le nom de leur dossier), les points qu'ils font confronter aux sources et les analyses qui en résultent.
• Sous-traitant ultérieur : tout tiers auquel ASM confie tout ou partie du traitement des Données du Client.
• Sous-traitant de second rang : tout tiers auquel un Sous-traitant ultérieur confie à son tour tout ou partie de ce traitement.
• Jour ouvrable : jour autre qu'un samedi, un dimanche ou un jour férié légal en Belgique.

Article 2 — Rôles et champ d'application

2.1. Pour les Données du Client, le Client est responsable du traitement et ASM agit en qualité de sous-traitant. Le Client détermine seul s'il saisit des données à caractère personnel dans ses questions, lesquelles et pour quelle affaire.

2.2. La présente annexe ne s'applique pas aux données qu'ASM traite pour son propre compte, en qualité de responsable du traitement : identité et adresse électronique des Utilisateurs, formule souscrite, compteur de questions, données de facturation et de paiement, journaux techniques, ainsi que les appréciations (« juste », « incomplet », « faux ») et commentaires que l'Utilisateur donne sur une réponse, qu'ASM utilise, sur la base de son intérêt légitime, pour mesurer la qualité du Service ; l'Utilisateur peut s'opposer à cet usage. Ces traitements sont décrits dans la politique de confidentialité d'Arkhè (https://arkhe.be/confidentialite/).

2.3. ASM ne copie aucune Donnée du Client hors du serveur de production, notamment sur un poste de travail, et n'en saisit aucune dans ses outils de démonstration ou de test.

Article 3 — Description du traitement

3.1. Où sont enregistrées les Données du Client. Chaque échange est enregistré sur le serveur d'Arkhè, dans une base de données propre au compte de l'Utilisateur. Chaque Utilisateur a sa propre base ; il n'existe pas de base commune à un cabinet. Sur demande du Client, ASM exporte les bases de tous ses Utilisateurs.

Les noms de fichier distinguent les adresses électroniques qui ne diffèrent que par leur ponctuation. Les anciennes archives qui ne peuvent pas être attribuées sans ambiguïté à un Compte ne sont pas mises à disposition dans l'historique ; le Client peut contacter le Fournisseur pour leur reprise.

Les échanges faits avec une clé d'accès remise à la main plutôt qu'avec un compte personnel, clé qui peut être commune à plusieurs personnes, sont enregistrés dans une base commune à cette clé.

3.2. Ce qui n'est pas enregistré. Le relevé de consommation d'Arkhè ne contient ni la question ni la réponse : il enregistre un identifiant pseudonyme, le nombre de jetons (unités de texte) traités par le modèle, le coût, la durée et le nombre de documents lus. Le registre de consommation, tenu à part, ne contient pas davantage le texte : il enregistre l'adresse électronique de l'Utilisateur, l'empreinte numérique (SHA-256) de la question, l'identifiant de l'échange, le type d'événement, la façon dont il a été décompté, pour chaque appel au fournisseur du modèle son identifiant, le modèle et le nombre exact de jetons, et le nom de l'espace de travail dédié au Client chez ce fournisseur, le cas échéant. Une copie de ce registre, sans aucun texte, est conservée sur un poste d'ASM. Pour une analyse de document, le registre enregistre en plus l'identifiant de l'analyse et celui du document, l'empreinte numérique (SHA-256) du fichier et celle de son texte extrait, jamais le texte, le nom du fichier, le nom du dossier ni les points.

Aucune écriture du texte intégral des questions dans les journaux techniques n'a été trouvée dans le code ; une trace d'erreur peut toutefois en reproduire un fragment. Les journaux techniques contiennent en revanche : l'adresse électronique de l'Utilisateur (à la première connexion, à chaque changement de formule, à chaque appréciation d'une réponse, à la facturation d'une question et en cas d'échec d'enregistrement d'un échange) ; les numéros d'entreprise détectés dont la consultation échoue ou ne donne rien ; des termes juridiques de l'index choisis à partir de la question ; et, lorsque la réponse du modèle de tri est illisible, ses deux cents derniers caractères. Ils sont conservés pendant la durée du contrat et au plus douze mois après sa fin ou sa résiliation.

L'identifiant transmis au fournisseur du modèle avec chaque requête est une étiquette pseudonyme qui ne contient ni nom ni adresse électronique. Lorsque le Client dispose d'un espace de travail dédié chez le fournisseur du modèle, ses requêtes partent avec la clé de cet espace : le fournisseur voit le nom de l'espace, que choisit ASM et qui peut être celui du Client.

3.3. Relecture des échanges appréciés. Par la présente instruction, le Client autorise ASM à relire, sur le serveur de production uniquement, la question, la réponse et les sources d'un échange qui a reçu une appréciation (pour une analyse de document, voir la fin du présent article), afin de mesurer et de corriger la qualité des réponses du Service. ASM ne communique ces échanges à aucun tiers, ne les utilise pour entraîner aucun modèle et n'en constitue aucune base ou corpus, propre au Client ou partagé, sans l'accord écrit du Client. Le Client peut s'opposer à cette relecture par écrit, à contact@arkhe.be. Analyses de documents. L'Utilisateur peut aussi apprécier une analyse de document. Pour une analyse appréciée, l'instruction de relecture ci-dessus porte sur la seule réponse, y compris les courts passages du document qu'elle cite : ASM ne relit que la réponse, jamais le document déposé, ni son texte extrait, ni son nom, ni le nom du dossier, ni les points saisis. L'Utilisateur est invité à ne pas recopier son document dans son commentaire. La faculté de s'opposer à la relecture, prévue ci-dessus, vaut aussi pour les analyses.

3.4. Documents du Client. Deux situations se distinguent.

(a) Le dépôt de documents dans les dossiers du compte. L'Utilisateur peut déposer des documents (PDF, Word ou texte) dans les dossiers de son compte et les faire analyser par le Service. Ce dépôt est inclus dans l'abonnement et couvert par la présente annexe, dans ces limites : 30 documents et 20 dossiers par compte ; 10 Mo, 60 pages et 150 000 caractères par document. Le texte du document est transmis à Anthropic pour être lu ; Anthropic le supprime dans les 30 jours (article 13.2). ASM conserve le texte extrait, et non le fichier d'origine, dans la base propre au compte ; chaque dossier est privé à la personne qui l'a créé, et elle seule le voit (article 3.1). Ce texte est conservé jusqu'à sa suppression par l'Utilisateur ou, à défaut, jusqu'à 30 jours après la fin de l'abonnement (article 13.3). Une analyse compte pour deux Questions (CGV, article 7.8).

(b) L'intégration de la base documentaire du Client. L'intégration en masse des documents du Client, interrogeables à chaque question, reste proposée sur devis, hors abonnement.

Cette prestation n'est pas couverte par la présente annexe ; elle fera l'objet d'un avenant décrivant les données, leur hébergement et leur durée de conservation.

3.5. Décomptes des sujets. Par la présente instruction, le Client autorise ASM à établir, sur le serveur de production uniquement et par un traitement automatique, des décomptes mensuels des matières choisies pour les questions et des textes cités dans les réponses, avec les notions juridiques que l'index d'Arkhè attache à ces textes, afin de choisir les sujets des articles publiés sur le site d'Arkhè. Ce traitement ne lit ni le texte des questions ni celui des réponses. Les décomptes ne contiennent aucun identifiant de l'Utilisateur ou du Client et ne sont pas établis Client par Client ; seuls ces décomptes quittent le serveur, et ASM ne les publie pas. L'instruction vaut pour les questions posées après l'acceptation de la présente version de l'annexe ; pour les questions antérieures, elle suppose l'accord écrit du Client. Le Client peut s'opposer à ces décomptes par écrit, à contact@arkhe.be : ses échanges en sont alors exclus.

Article 4 — Instructions documentées

4.1. ASM ne traite les Données du Client que sur instruction documentée du Client. Constituent ces instructions : les CGV, la présente annexe, le paramétrage du Service par le Client et chaque question soumise par un Utilisateur.

4.2. Hors les instructions des articles 3.3 et 3.5, ASM ne traite pas les Données du Client pour ses propres finalités, ne les vend pas, ne les communique à aucun tiers autre que les Sous-traitants ultérieurs de l'Appendice 1 et n'entraîne aucun modèle d'intelligence artificielle avec elles. Un traitement hors des instructions ferait d'ASM un responsable du traitement pour ce traitement (article 28, paragraphe 10, du RGPD).

4.3. Si le droit de l'Union ou le droit belge impose à ASM un traitement non prévu par les instructions, ASM en informe le Client avant ce traitement, sauf si ce droit l'interdit pour des motifs importants d'intérêt public.

4.4. ASM informe immédiatement le Client si, selon elle, une instruction constitue une violation du RGPD ou d'une autre disposition relative à la protection des données. ASM peut suspendre l'exécution de cette instruction jusqu'à ce que le Client la confirme ou la modifie.

Article 5 — Obligations du Client

5.1. Le Client garantit qu'il dispose d'une base légale pour traiter les données qu'il saisit dans le Service et qu'il a informé les personnes concernées, dans la mesure requise par les articles 13 et 14 du RGPD, du recours à des prestataires techniques.

5.2. Le Client apprécie seul si la saisie ou le dépôt de données relatives à ses propres clients est compatible avec le secret professionnel et les règles déontologiques qui s'imposent à lui. Pour déposer un document, l'Utilisateur confirme, en cochant la case prévue à l'écran de dépôt, avoir le droit de le transmettre (secret professionnel, accord de son client).

5.3. ASM recommande au Client de ne saisir que des questions anonymisées et de ne déposer que des documents dont ont été retirés les identités et les numéros nationaux inutiles à la recherche. L'Appendice 3 explique comment et ce que cela change.

Article 6 — Confidentialité

6.1. ASM veille à ce que toute personne autorisée à accéder aux Données du Client soit tenue à la confidentialité, y compris après la fin de sa mission, par contrat ou par une obligation légale appropriée, et n'y accède que dans la mesure nécessaire à l'exécution du Service, à sa maintenance ou à la réponse à une demande du Client.

6.2. Les personnes qui ont accès au serveur de production, et donc aux Données du Client qui y sont enregistrées, sont :

• Philippe Herman, administrateur d'ASM — pour ASM, exploitant du Service ;
• Rellings SRL, administrateur d'infrastructure externe à ASM, qui dispose des droits d'administration complets (root) sur le serveur et y exploite d'autres services que le Service (Appendice 1, A.3). Rellings SRL est tenue à la confidentialité par l'article 7 de son contrat de consultance, qui couvre ASM ; un avenant conforme à l'article 28 du RGPD est en préparation.

Article 7 — Sécurité du traitement

7.1. ASM met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles décrites à l'Appendice 2, en tenant compte de l'état des connaissances, des coûts, de la nature des données et des risques pour les personnes concernées (article 32 du RGPD).

7.2. ASM peut faire évoluer ces mesures, à condition que le niveau global de sécurité ne diminue pas. L'Appendice 2 est mis à jour à chaque changement significatif.

Article 8 — Sous-traitants ultérieurs

8.1. Autorisation générale. Le Client autorise ASM à recourir aux Sous-traitants ultérieurs énumérés à l'Appendice 1, partie A.

8.2. Information préalable. ASM informe le Client par courrier électronique, à l'adresse de son compte, de tout ajout ou remplacement d'un Sous-traitant ultérieur, au moins trente jours avant que celui-ci n'accède aux Données du Client. Si le fournisseur concerné prévient ASM dans un délai plus court, ASM transmet l'information dès qu'elle la reçoit, en indiquant la date limite pour s'y opposer.

8.2 bis. Sous-traitants de second rang. ASM tient à la disposition du Client, sans qu'il doive la demander, l'identité (dénomination, adresse et point de contact) des Sous-traitants de second rang, dès que ses Sous-traitants ultérieurs la lui rendent accessible ; l'Appendice 1 indique, pour chacun, où se trouve cette liste et, lorsqu'elle a pu être lue, en reproduit l'essentiel. ASM relaie au Client, dès qu'elle la reçoit, toute notification de changement de Sous-traitant de second rang, en précisant le délai d'opposition annoncé par le fournisseur. Le Client peut faire valoir ses objections auprès d'ASM, qui les transmet au fournisseur dans le délai de celui-ci ; l'article 8.3 s'applique.

8.3. Droit d'opposition. Le Client peut s'opposer au changement pour un motif raisonnable lié à la protection des données, par écrit, dans les quinze jours de l'information. Les parties recherchent de bonne foi une solution. À défaut, le Client peut résilier son abonnement avec effet à la date du changement, sans pénalité ; la part non écoulée de la période payée est remboursée au prorata (CGV, art. 10.5).

8.4. Obligations imposées. Sauf Rellings SRL, ASM ne recourt qu'à des Sous-traitants ultérieurs liés par un contrat qui leur impose des obligations de protection des données au moins aussi strictes que celles de la présente annexe, notamment des garanties suffisantes quant aux mesures de sécurité. Rellings SRL n'est pas encore lié par un contrat de ce type : son contrat de consultance ne contient pas les clauses de l'article 28 du RGPD, et l'avenant qui les ajoute est en préparation (Appendice 1, A.3). Pour les prestataires qui proposent un contrat standard non négociable, ASM vérifie que ce contrat couvre les points de l'article 28, paragraphe 3, du RGPD. Les accords de traitement d'Anthropic, d'OVHcloud, de Clerk et de Stripe font partie de leurs conditions de service et s'appliquent sans signature séparée ; leur version applicable est communiquée sur demande. ASM reste responsable envers le Client de l'exécution de leurs obligations par ses Sous-traitants ultérieurs, dans les conditions de l'article 28, paragraphe 4, du RGPD.

Article 9 — Transferts hors de l'Espace économique européen

9.1. Les Données du Client sont hébergées sur un serveur situé en France.

9.2. Le fournisseur du modèle d'intelligence artificielle est Anthropic Ireland, Limited, établie en Irlande, cocontractante des clients établis dans l'Espace économique européen selon les conditions commerciales d'Anthropic. Les Données du Client transmises à ce fournisseur sont stockées aux États-Unis et, pour le calcul des réponses, peuvent être traitées dans d'autres pays (Appendice 1) : elles quittent donc l'Espace économique européen à chaque question. La chaîne est : le Client (responsable du traitement), ASM (sous-traitant, Belgique), Anthropic Ireland, Limited (Sous-traitant ultérieur), Anthropic, PBC (États-Unis, Sous-traitant de second rang). Les clauses contractuelles types de la décision d'exécution (UE) 2021/914 qui correspondent à cette chaîne sont celles du module trois (de sous-traitant à sous-traitant) ; le DPA d'Anthropic les incorpore dans la mesure où le droit applicable l'exige. Anthropic déclare, dans sa politique de confidentialité, s'appuyer sur ces clauses pour les transferts vers ses sociétés liées situées dans des pays sans décision d'adéquation.

9.3. ASM ne procède à aucun autre transfert des Données du Client hors de l'Espace économique européen sans en informer le Client conformément à l'article 8 et sans garantie appropriée au sens du chapitre V du RGPD.

Article 10 — Droits des personnes concernées

10.1. Compte tenu de la nature du traitement, ASM aide le Client, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, à répondre aux demandes d'exercice des droits prévus aux articles 15 à 22 du RGPD.

10.2. À la demande du Client, ASM : (a) exporte les échanges, les documents, les dossiers et les analyses d'un Utilisateur ; (b) recherche, dans la base du Client, les échanges et les documents contenant un nom ou un identifiant donné ; (c) supprime ou rectifie les échanges et les documents désignés. L'Utilisateur supprime lui-même ses documents, dossiers et analyses dans l'onglet « Mes documents » ; ASM n'intervient que pour une demande relayée par le Client. ASM exécute ces demandes à la main, dans les dix jours ouvrables, après avoir vérifié que la base ne contient que les échanges du compte visé (article 3.1).

10.3. Si une personne concernée s'adresse directement à ASM, ASM transmet sa demande au Client sans délai et n'y répond pas elle-même sans instruction du Client.

Article 11 — Violations de données

11.1. ASM notifie au Client toute violation de données à caractère personnel affectant les Données du Client dans les quarante-huit heures après en avoir pris connaissance, par courrier électronique à l'adresse du compte et, si elle est connue, à l'adresse de contact désignée par le Client.

11.2. La notification contient, dans la mesure où ces informations sont disponibles : la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et d'enregistrements concernés, les conséquences probables, les mesures prises ou envisagées pour y remédier, et le nom d'un interlocuteur. Les informations indisponibles au moment de la notification sont communiquées dès qu'elles le deviennent.

11.3. ASM documente toute violation, prend sans délai les mesures raisonnables pour en limiter les effets et coopère avec le Client pour ses propres notifications. ASM ne notifie ni l'autorité de contrôle ni les personnes concernées au nom du Client sans son accord, sauf obligation légale propre.

Article 12 — Analyse d'impact et consultation préalable

ASM fournit au Client, sur demande, les informations dont elle dispose et qui lui sont nécessaires pour réaliser une analyse d'impact relative à la protection des données (article 35 du RGPD) ou consulter l'autorité de contrôle (article 36). La documentation écrite, dont une description du Service et de ses flux de données fondée sur la présente annexe, est fournie sans frais ; toute assistance au-delà d'une heure est facturée au temps passé.

Article 13 — Conservation, restitution et suppression

13.1. Pendant l'abonnement. Les échanges sont conservés tant que l'abonnement est actif, afin que les Utilisateurs puissent les retrouver. Le Client peut en demander à tout moment la suppression (article 10.2). Les documents déposés, leurs dossiers et leurs analyses sont conservés de même, jusqu'à ce que l'Utilisateur les supprime lui-même dans l'onglet « Mes documents » (l'effacement est alors réel dans la base de son compte) ou, à défaut, tant que l'abonnement est actif.

13.2. Chez le fournisseur du modèle. Le fournisseur du modèle supprime les questions, les réponses et le texte des documents déposés dans les trente jours, sauf les exceptions de ses conditions (Appendice 1, A.1).

13.3. En fin de contrat. À la fin de l'abonnement, quelle qu'en soit la cause, le Client peut demander, dans les trente jours, l'export de ses échanges, documents, dossiers et analyses dans un format lisible. Le trentième jour, ASM supprime à la main, selon une procédure écrite, la base du Client, sa clé d'accès et ses comptes d'Utilisateurs chez le prestataire d'authentification, et consigne la suppression dans son registre (article 15). Seules les données qui justifient une facture sont conservées (article 13.4). ASM ne programme aucune sauvegarde des bases des Clients. ASM confirme la suppression par écrit sur demande.

13.4. ASM conserve pour ses propres obligations, en qualité de responsable du traitement, le relevé de consommation décrit à l'article 3.2 (registre de consommation et copie sans texte compris) pendant treize mois, et les données qui justifient une facture (pour chaque question facturée, sa date et l'identifiant technique de l'échange, jamais son contenu) pendant dix ans à compter du 1er janvier qui suit la date de la facture (Code de la TVA, art. 60, §§ 3 et 4).

Article 14 — Démonstration de conformité et audits

14.1. ASM met à la disposition du Client toute information raisonnablement nécessaire pour démontrer le respect de la présente annexe : l'annexe elle-même et ses mises à jour, la liste à jour des Sous-traitants ultérieurs, la description des mesures de sécurité et, sur demande, les rapports d'audit ou certificats que ses Sous-traitants ultérieurs rendent disponibles.

14.2. Si ces informations ne suffisent pas, le Client peut faire réaliser un audit, par lui-même ou par un auditeur indépendant tenu au secret professionnel, au plus une fois par période de douze mois sauf indices sérieux de manquement ou demande d'une autorité de contrôle, moyennant un préavis écrit de trente jours, pendant les heures de bureau. L'audit est à la charge du Client, sauf s'il révèle un manquement grave d'ASM, qui en supporte alors le coût raisonnable. Il porte sur les traitements réalisés par ASM ; il ne s'étend pas aux installations des Sous-traitants ultérieurs, dont les propres conditions d'audit s'appliquent.

Article 15 — Registre et coopération

15.1. ASM tient le registre des catégories d'activités de traitement effectuées pour le compte de ses clients, prévu à l'article 30, paragraphe 2, du RGPD.

15.2. ASM coopère, sur demande, avec l'Autorité de protection des données et avec toute autre autorité de contrôle compétente.

Article 16 — Durée, ordre de priorité et droit applicable

16.1. La présente annexe prend effet à son acceptation par le Client lors de la souscription (préambule) et reste en vigueur tant qu'ASM traite des Données du Client. Un manquement grave à la présente annexe permet la résiliation prévue par les CGV (art. 10.6).

16.2. En cas de contradiction entre la présente annexe et les CGV sur la protection des données, la présente annexe prévaut.

16.3. La responsabilité de chaque partie au titre de la présente annexe est régie par les CGV (art. 19), sans préjudice de l'article 82 du RGPD : un plafond unique, égal au montant hors TVA payé par le Client au cours des douze mois qui précèdent le fait générateur, sans limite en cas de fraude ou de faute lourde.

16.4. La présente annexe est régie par le droit belge. Les litiges sont soumis aux juridictions désignées par les CGV.

Appendice 1 — Sous-traitants ultérieurs

Partie A — Prestataires qui reçoivent des Données du Client

A.1. Anthropic — modèle d'intelligence artificielle

Les documents déposés ne sont transmis à aucun autre Sous-traitant ultérieur : OVHcloud les héberge (A.2) et Rellings SRL y a un accès technique (A.3), comme pour les autres Données du Client.

A.2. OVHcloud — hébergement du serveur

A.3. Rellings SRL — administration du serveur

Partie B — Prestataires qui ne reçoivent pas de Données du Client (pour information)

Ces prestataires traitent des données de compte ou de facturation, pour lesquelles ASM est responsable du traitement (article 2.2). Aucune question ni réponse ne leur est transmise.

Partie C — Ce qui a été vérifié et écarté

• Pinecone (base de données vectorielle) : ne reçoit aucune donnée en production, où le mode de recherche est « multi_corpus » ; seuls les anciens modes « vector » et « hierarchical » l'appellent.

• Google Stitch : outil de conception graphique utilisé en développement ; aucun code du Service ne l'appelle.

Appendice 2 — Mesures techniques et organisationnelles

Mesures en place

Manques connus au 27 septembre 2026

• Accès administrateur : un administrateur externe a les droits root sur le serveur (article 6.2) ; la connexion SSH accepte aussi un mot de passe.
• Sauvegardes : ASM ne programme aucune sauvegarde des bases des Clients ; une perte du serveur les perdrait.
• Cloisonnement : deux adresses électroniques distinctes peuvent aboutir au même fichier de base (article 3.1).
• Chiffrement au repos : aucun ; ni les bases ni le disque du serveur ne sont chiffrés par ASM.
• Documents déposés : les manques ci-dessus (accès administrateur externe, aucune sauvegarde, aucun chiffrement au repos) s'appliquent aussi au texte des documents déposés, plus riche qu'une question ; un incident du serveur peut les perdre, et l'Utilisateur garde son original.
• Services d'un tiers : le serveur héberge aussi des services exploités par Rellings (base de données PostgreSQL, accès par réseau privé) ; leur cloisonnement par rapport aux données d'Arkhè n'est pas documenté.
• Autres points ouverts : aucune rotation périodique des clés d'administration ; pas d'en-tête Content-Security-Policy.

Appendice 3 — Recommandation aux Utilisateurs : anonymiser les questions

Arkhè n'a pas besoin de savoir de qui vous parlez. La réponse à une question fiscale dépend des faits juridiquement pertinents — la forme de la société, la nature de l'opération, les dates d'effet, les montants en jeu —, pas du nom de la personne. Nous vous recommandons donc de rédiger vos questions sans aucune donnée permettant d'identifier votre client ou un tiers.

Concrètement, avant d'envoyer une question :

1. Remplacez les noms de personnes et de sociétés par une description (« une SRL active dans la construction », « un résident belge marié sous le régime légal »).
2. Retirez les numéros d'entreprise, de TVA, de registre national, les IBAN et les adresses. Un numéro d'entreprise présent dans une question envoyée normalement (avec reformulation) déclenche une consultation automatique de la Banque-Carrefour des Entreprises, qui apprend au SPF Économie, son gestionnaire, que ce numéro a été recherché ; le SPF Économie n'est pas un Sous-traitant ultérieur. Si vous voulez qu'Arkhè tienne compte de la forme juridique ou de la date de constitution, indiquez-les vous-même.
3. Si vous collez un courriel ou un extrait de document, supprimez d'abord l'en-tête (expéditeur, destinataires), la signature et les coordonnées : tout ce qui est collé est transmis et enregistré.
4. Arrondissez les montants et les dates lorsque leur valeur exacte ne change pas l'analyse (« environ 250 000 € », « en 2024 »).
5. Méfiez-vous des combinaisons de détails : une commune, un métier rare et une date précise suffisent parfois à reconnaître quelqu'un.
6. Relisez aussi vos commentaires sur les réponses, qui sont enregistrés avec l'échange.
7. Avant de déposer un document, retirez ce qui n'est pas nécessaire à la recherche (identités, numéros nationaux, IBAN) et ne déposez pas de données de santé, d'opinions ou de condamnations (article 3) ; rappelez-vous votre secret professionnel (article 5.2). Le texte du document est transmis à Anthropic ; Arkhè conserve le texte extrait, pas le fichier d'origine : gardez votre original.

Ce que cela change :

• Une question véritablement anonyme ne contient pas de données à caractère personnel : le RGPD ne s'applique plus à son contenu, et la présente annexe n'a plus d'objet pour elle. Le seul fait de remplacer un nom par « X » ne suffit pas toujours : si les autres détails permettent encore de reconnaître la personne, la donnée est seulement pseudonymisée et reste protégée par le RGPD (considérant 26).
• Vous réduisez fortement ce que vous confiez à ASM et à ses prestataires. L'appréciation au regard de votre secret professionnel et de vos règles déontologiques vous appartient (article 5.2).
• La seule fonction perdue est la consultation automatique de la Banque-Carrefour des Entreprises, que vous remplacez en décrivant vous-même l'entreprise.